Polityka prywatności

Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

przetwarzanych przez firmę MADENT SP. Z O.O.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej w niniejszej informacji oznaczone, jako RODO.
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Administrator danych osobowych 

Administratorem danych osobowych jest firma MADENT SP. Z O.O. ul. Bohaterów Getta Warszawskiego 13/1, 80-230 Gdańsk, NIP 5840201795, REGON 190514533, – dalej w niniejszej informacji oznaczona w skrócie jako MADENT SP. Z O.O.

Dane kontaktowe:

e-mail rodo@madent.com.pl; tel. (58) 346-02-55

Rodzaj przetwarzanych danych osobowych

Dane osobowe klientów, kontrahentów, stron umów, ich pracowników, osób współpracujących na innej podstawie niż stosunek pracy, pełnomocników, osób upoważnionych – są to imiona nazwiska, stanowiska służbowe/pełnione funkcje, oznaczenia firm, dane kontaktowe (telefon, e-mail), dane rejestrowe (pochodzące z publicznych rejestrów KRS NIP REGON VAT), adresowe.

Cele przetwarzania danych osobowych, podstawy prawne

przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane w celach:

1. Wykonania (realizacji) przez firmę MADENT SP. Z O.O. umowy, której są Państwo stroną lub do podjęcia na Państwa żądanie działań przed zawarciem umowy; w celach komunikacji w toku ewentualnych postępowań reklamacyjnych (rękojmia, gwarancja); w celu weryfikacji wiarygodności płatniczej w biurze informacji gospodarczej – zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt b RODO.
2. Wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – obowiązek wystawienia i przechowywania faktur dokumentujących sprzedane Państwu towary lub usługi; obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej; obowiązek rozpatrzenia i rozstrzygnięcia reklamacji – zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt c RODO.
3. Wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez firmę MADENT SP. Z O.O. – windykacja, dochodzenie i obrona roszczeń w postępowaniu sądowym oraz egzekucyjnym; zgłoszenie nieuregulowanych należności do ubezpieczyciela w ramach umowy ubezpieczenia wierzytelności lub zbycie wierzytelności, w przypadku braku zapłaty za sprzedane towary lub świadczone usługi – zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt f RODO.
4. Przekazywania Państwu informacji o aktualnej ofercie handlowej firmy MADENT SP. Z O.O., składania propozycji zakupu oferowanych towarów i usług (marketing bezpośredni), osobiście, za pośrednictwem tradycyjnej poczty lub na telekomunikacyjne urządzenia końcowe (telefon, tablet, komputer, faks) jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę – zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt a RODO, art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Tosowania i przesyłania faktur drogą elektroniczną zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT).

Okres przechowywania danych osobowych

W przypadku przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych, będą one przechowywane do czasu odwołania przez Państwa zgody.

W przypadku pozostałych celów, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których dane te są przetwarzane – przykładowo: przez okres trwania umowy i po jej zakończeniu w celach rozliczeniowych; przez okres, w którym przepisy podatkowe nakazują przechowywać dokumentację księgową; przez okres, w którym będzie istnieć prawna możliwość dochodzenia od Państwa roszczeń np. za niezapłacone towary i usługi, odszkodowawczych

Informacja o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców

Potencjalnymi odbiorcami podanych przez Państwa danych osobowych mogą być:

1. Podmioty, które będą świadczyły na rzecz firmy MADENT SP. Z O.O. usługi związane z realizacją zawartej z Państwem umowy (podwykonawcy) np. usługi transportu zakupionych przez Państwa towarów. Podmiotom tym będzie udostępniony wskazany adres dostawy, e-mail oraz numer telefonu do ewentualnego kontaktu w sprawie realizacji dostawy (zamówienia).
2. Przedstawiciele firmy MADENT SP. Z O.O., w celu kontaktu w sprawie informacji o aktualnej ofercie handlowej firmy MADENT SP. Z O.O., składania propozycji zakupu oferowanych towarów i usług, bieżącej obsługi sprzedaży.
3. Podmioty świadczące na rzecz firmy MADENT SP. Z O.O. usługi wspomagające funkcjonowanie firmy, przykładowo: księgowe, prawne, doradcze, podatkowe, windykacyjne, brokerskie, hostingowe, ubezpieczeniowe w zakresie ubezpieczenia należności płatniczych, biegli rewidenci, informatyczne, dostawcy oprogramowania IT, nabywcy nieuregulowanych wierzytelności w przypadku zbycia wierzytelności, pocztowe i kurierskie, bankowe w przypadku dokonywania przelewów na (np. zwroty zaliczek, nadpłat).

Uprawnienia w związku z danymi osobowymi

W zakresie dotyczącym Państwa danych osobowych mają Państwo prawo do żądania od firmy MADENT SP. Z O.O.:

1. Dostępu do danych; uzyskania ich kopii; otrzymania potwierdzenia, że firma MADENT SP. Z O.O. przetwarza te dane; a także prawo do uzyskania informacji szczegółowo wymienionych w art. 15 ust. 1 RODO.
2. Sprostowania, w zakresie w jakim te dane są nieprawidłowe, jak również uzupełnienia niekompletnych danych, jeżeli wymagał będzie tego cel przetwarzania danych.
3. Usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), pod warunkiem wystąpienia jednego z następujących przypadków:
   a) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
   b) udzielona przez Państwa zgoda na przetwarzanie danych została przez Państwa cofnięta, jeżeli przetwarzanie opierało się na tej zgodzie (6 ust. 1 pkt a RODO);
   c) wniesiony został przez Państwa sprzeciw, o którym mowa niżej, wobec przetwarzania danych osobowych, a firma MADENT SP. Z O.O. nie ma nadrzędnie prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania;
   d) Państwa dane były przetwarzane przez firmę MADENT SP. Z O.O. niezgodnie z prawem;
   e) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się przez firmę MADENT SP. Z O.O. z nałożonego na firmę MADENT SP. Z O.O. obowiązku prawnego.Opisane wyżej prawo do bycia zapomnianym nie dotyczy jednak sytuacji, gdy przetwarzanie tych danych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Ograniczenia przetwarzania danych w następujących przypadkach: (a) kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych (b) jeżeli dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem i jednocześnie sprzeciwiają się Państwo usunięciu danych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania (c) gdy firma MADENT SP. Z O.O. nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale dane te są Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (d) w przypadku wniesienia sprzeciwu, o którym mowa niżej, do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie firmy MADENT SP. Z O.O. są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu.
5. W szczególnej sytuacji przysługuje Państwu prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes firmy MADENT SP. Z O.O. (art. 6 ust. 1 pkt f RODO). Wówczas, w przypadku wniesienia sprzeciwu, firma MADENT SP. Z O.O. nie będzie mogła przetwarzać tych danych osobowych chyba, że istnieć będą ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.W zakresie natomiast marketingu bezpośredniego, który również jest prawnie uzasadnionym interesem firmy MADENT SP. Z O.O. (art. 6 ust. 1 pkt f RODO) przysługuje Państwu prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych na potrzeby takiego marketingu – wówczas firma MADENT SP. Z O.O. jest zobowiązania do zaprzestania przetwarzania danych osobowych w tym celu. Jeżeli natomiast zgoda na przetwarzanie danych w celu marketingu, została przez Państwa udzielona, wówczas przysługuje Państwu prawo do cofnięcia tej zgody.
6. Przysługuje Państwu prawo do przenoszenia danych do innego administratora.
7. W zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt a RODO, mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.Opisane wyżej żądania i oświadczenia mogą Państwo zgłosić w dogodny dla siebie sposób, kontaktując się z firmą MADENT SP. Z O.O. na wskazane wyżej dane kontaktowe, osobiście, za pomocą poczty lub środków porozumiewania się na odległość.

Skarga do organu nadzoru

Jeżeli Państwo uznają, iż przetwarzanie przez firmę MADENT SP. Z O.O. podanych przez Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO i ustawy o ochronie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dobrowolność zgody

Podanie przez Państwa danych osobowych nie jest obowiązkowe, nie wynika z ustawy, niemniej jednak jest to obowiązek umowny wynikający z konieczności oznaczenia strony umowy (kupującego) oraz z konieczności jej należytego wykonania przez firmę MADENT SP. Z O.O. i w tym zakresie jest to warunek zawarcia umowy. Podanie danych kontaktowych umożliwia sprawną realizację umowy, w tym realizację dostawy zakupionych towarów, przesyłanie faktur drogą elektroniczną, komunikacji w przypadku rozpatrywania ewentualnych reklamacji.

W przypadku natomiast zgody w celach marketingowych, składania ofert handlowych, brak takiej zgody skutkuje tym, że firma MADENT SP. Z O.O. nie będzie się z Państwem kontaktowała. Taka zgoda nie jest obowiązkowa, nie wynika ani z ustawy ani z umowy, udzielenie tej zgody nie jest również warunkiem zawarcia umowy.

W przypadku niewyrażenia zgody na stosowanie faktur elektronicznych, faktury będą sporządzane w formie papierowej i wysyłane pocztą/kurierem na wskazany adres.